La aplicación de mensajería móvil Whatsapp es utilizada por más de mil millones de personas alrededor del mundo y su uso ha trascendido a todos los ámbitos, además del personal hasta el punto de que algunas empresas han dejado de utilizar medios de comunicación más ‘formales’ (y más costosos) trasladándose al uso del WhatsApp como la “herramienta de comunicación” en la empresa y los centros de trabajo.

Entorno a  su utilización para comunicaciones informales o formales nos podemos plantear las siguientes preguntas: ¿se puede obligar a los empleados a usar su línea o dispositivo? ¿Qué pasa si el empleado no contesta, se sale del grupo, se queda sin saldo o no ve el mensaje y por ende no realiza lo solicitado se puede amonestar? ¿Será mejor entregar un teléfono para poder limitar el contenido, participantes y temas a tratar?¿ Tiene validez legal las comunicaciones resoluciones de contrato, sanciones, vacaciones, modificaciones de contrato por este medio de comunicación y despidos?.

Para formalizar como herramienta de trabajo y en aras de tener un mayor control de quiénes deben participar, es recomendable que el teléfono y la línea sean otorgados por la empresa y con su entrega, se tengan los cuidados básicos como: notificación de las políticas, instrucciones de uso y cuido de la herramienta, así como las posibles consecuencias de un mal manejo. Si como empresa deseas implantar o ya estas utilizando whatsapp como un medio formal de comunicación , se recomienda buscar asesoría para evaluar la necesidad de crear una política que regule bien el manejo, contenido, envío y sobre todo el carácter confidencial de la información compartida, así como la documentación de respaldo idónea en caso que se valore entregar un dispositivo a los empleados.

En lo que se refiere a la validez legal o como prueba que pueden tener las notificaciones formales analizando algunos de los últimos pronunciamientos judiciales al respecto podemos decir que:

Por ejemplo  en relación a la no superación del período de prueba la comunicación de un cese por no superar el periodo de prueba no exige el cumplimiento de requisitos formales, por lo que, sí se puede efectuar vía Whatsapp, sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, de 5 de junio de 2015.  Respecto a la dimisión del trabajador, si este comunica su baja voluntaria por WhatsApp reflejando una clara e inequívoca voluntad de dimitir, es válida y surte efectos del mismo modo que lo haría una notificación por escrito sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, de 10 de junio de 2015. Sin embargo para que un despido tenga validez legal debe comunicarse por escrito y de manera fehaciente, por consiguiente, un despido que se notifique por Whatsapp sería calificado como improcedente. En lo que se refiere a la aportación de mensajes de Whatsapp como prueba  destaca la sentencia del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, de 23 de septiembre de 2014, donde revoca la resolución de un Juzgado de lo Social que deniega el reconocimiento judicial, en referencia a un teléfono móvil de un trabajador y su exhibición a los efectos de visualizar la aplicación “Whatsapp” que recogía las intervenciones o conversaciones mantenidas entre la posible empresarial y su presunto trabajador manifestando que “estos posibles medios probatorios no pueden ser desbancados o denegados cuando nuestra sociedad tecnológica los presenta como herramientas o necesidades casi vitales”.

Es importante estar asesorado y saber, tanto como empresa o como trabajador, donde están los límites y que uso y validez tiene este medio de comunicación en nuestra relación de trabajo para no llevarnos sorpresas desagradables.